Encargado de Compras y Almacén
Adquiere bienes y servicios bajo principios de eficiencia y transparencia, y resguarda inventarios institucionales.
Datos generales
Unidad de Compras y Almacén
Ady Hernández
Encargada de Compras y Almacén
Alineación estratégica
Alineación con el Plan Estratégico
La unidad de Almacén y Compras contribuyó al fortalecimiento institucional mediante la gestión eficiente del abastecimiento de bienes y servicios, garantizando la continuidad operativa de las áreas académicas y administrativas. Se fortalecieron los controles internos y la administración de inventarios, promoviendo procesos transparentes, ordenados y alineados con las buenas prácticas institucionales.
Actividades
Principales actividades realizadas
Gestión de compras institucionales
Coordinación y ejecución de adquisiciones de bienes y servicios para las diferentes áreas institucionales.
Resultado obtenido — Abastecimiento oportuno y continuidad operativa institucional.
Administración de inventarios
Control y supervisión de existencias de materiales e insumos institucionales.
Resultado obtenido — Disponibilidad de recursos y reducción de riesgos de desabastecimiento.
Atención de requerimientos institucionales
Gestión de solicitudes de suministros y materiales para unidades académicas y administrativas.
Resultado obtenido — Atención eficiente de las necesidades institucionales.
Fortalecimiento de controles internos
Implementación de acciones derivadas de auditorías internas y externas.
Resultado obtenido — Mejora en los procesos administrativos y mayor transparencia.
Seguimiento de auditorías
Atención y acompañamiento a procesos de auditoría interna y externa.
Resultado obtenido — Identificación de oportunidades de mejora y fortalecimiento institucional.
Logros relevantes
Logros relevantes
Garantía del abastecimiento oportuno de bienes y servicios para las diferentes áreas institucionales.
Fortalecimiento del control y administración de inventarios institucionales.
Atención de dos auditorías internas y una auditoría externa.
Implementación de mejoras en controles internos y procedimientos administrativos.
Optimización de procesos relacionados con compras y almacenamiento institucional.
Proyectos
Proyectos ejecutados
Fortalecimiento del Control de Inventarios
Objetivo
Mejorar la administración y control de existencias institucionales.
Estado
Finalizado
Impacto · Mayor eficiencia en el control de insumos y reducción de riesgos operativos.
Optimización del Proceso de Compras
Objetivo
Garantizar adquisiciones oportunas y ordenadas para las áreas institucionales.
Estado
Finalizado
Impacto · Continuidad operativa y fortalecimiento del soporte institucional.
Fortalecimiento de Controles Internos
Objetivo
Implementar mejoras derivadas de auditorías realizadas durante el año.
Estado
Finalizado
Impacto · Mayor transparencia y fortalecimiento administrativo.
Internacionalización
Internacionalización
Innovación
Innovación
Académica
Fortalecimiento del abastecimiento de recursos y materiales de apoyo para actividades académicas.
Tecnológica
Mejora en los controles administrativos y seguimiento de inventarios mediante herramientas de control institucional.
Administrativa
Optimización de procesos de compras, almacenamiento y control interno para garantizar mayor eficiencia operativa.
Gestión administrativa
Gestión administrativa
Acciones realizadas
Gestión y seguimiento de compras institucionales; control y administración de inventarios; coordinación de abastecimiento para áreas académicas y administrativas; atención de auditorías internas y externas; implementación de mejoras en procesos y controles internos. Durante 2025 el área desempeñó un rol fundamental como soporte estratégico para el funcionamiento institucional, garantizando abastecimiento oportuno y un control eficiente de la gestión de inventarios. El área fue objeto de dos auditorías internas y una externa, cuyos resultados permitieron identificar oportunidades de mejora y fortalecer los controles internos.
Necesidades identificadas
Automatización de procesos de compras e inventarios; herramientas tecnológicas para control de existencias; fortalecimiento de procedimientos administrativos y controles internos; capacitación continua del personal en gestión logística y abastecimiento; optimización de espacios físicos de almacenamiento.
Desafíos
Dificultades y desafíos
Incremento en la demanda institucional de bienes y servicios; necesidad de modernización de procesos de control de inventarios; coordinación eficiente de tiempos de abastecimiento y entrega; adaptación a requerimientos administrativos y de auditoría.
Lecciones
Lecciones aprendidas
La planificación y control oportuno de inventarios fortalece la continuidad operativa institucional. Los procesos de auditoría contribuyen significativamente a la mejora continua. La coordinación interdepartamental es clave para garantizar un abastecimiento eficiente.
Proyecciones 2026
Proyecciones 2026
Implementar sistemas automatizados para control de inventarios y compras; fortalecer los procesos de trazabilidad y control administrativo; modernizar el área de almacenamiento institucional; optimizar tiempos de respuesta en procesos de adquisición; continuar fortaleciendo las buenas prácticas administrativas y de control interno.